Wichtige Tipps für die Organisation eines virtuellen Events mit DolmetscherInnen

Damit die Arbeit der KonferenzdolmetscherInnen gelingt und Ihre Online-Veranstaltung zu einem Erfolg wird, sollten Sie Ihre Veranstaltung sorgfältig planen und folgende Aspekte beachten:

• VOR DER VERANSTALTUNG

Lassen Sie sich beraten, welche Technik für Ihre Veranstaltung am besten geeignet ist. Ich erkläre Ihnen gerne alle Vorteile und Nachteile und wir entscheiden gemeinsam, damit Ihr Event zum Erfolg wird.

• Wie viele TeilnehmerInnen beteiligen sich?
• Wo befinden sich die TeilnehmerInnen? Im Büro, Konferenzraum, im Home Office, am Veranstaltungsort?
• Wie viele TeilnehmerInnen sollen aktiv sprechen?
• Sind die technischen Voraussetzungen für Vortragende gegeben?

– Stabile Internetverbindung mittels Ethernet-Kabel (kein WLAN)
– Sichere und verschlüsselte Übertragung
– Qualitativ hochwertige technische Ausstattung für alle Beteiligten für eine bessere Tonqualität
– Webcam

• Wer übernimmt die Haftung, wenn die Leitung bzw. Plattform zusammenbricht oder andere technische Probleme auftreten?
• Wer ist für die professionelle technische Betreuung während des Events zuständig?
• Technischer Check.

• ZUR VORBEREITUNG

• Verfassen Sie eine Tagesordnung bzw. ein Programm für Ihre Veranstaltung
• Verteilen Sie die Rollen klar: Wer ist für die Einführung zuständig? Wer für die Moderation?
• Wenn es um dialogische Settings wie bspw. Debatten und Diskussionen (Fokusgruppen, Workshops) geht, dann überlegen Sie sich wie Sie die Interaktion fördern können. Ich berate Sie auch gerne bzgl. interaktiver und partizipativer Tools, damit die Aufmerksamkeit stets aufrechterhalten wird.
• Planen Sie Pausen, um die Aufmerksamkeit der TeilnehmerInnen nicht zu verlieren. Online-Meetings und Event sind sehr anstrengend. Planen Sie stündlich eine Pause von ca. 5-10 Minuten.
• Stellen Sie die Teilnehmerliste, Hintergrundinformationen sowie PowerPoint-Präsentationen den DolmetscherInnen zur Verfügung.

• WÄHREND DER VERANSTALTUNG:

• Achten Sie darauf, dass Sie etwas langsamer als gewohnt und deutlich sprechen.
• Bei einer Videokonferenz ist es zudem von besonderer Bedeutung, dass Sie Ihren Gesprächspartner aussprechen lassen und ihm genügend Zeit zum Antworten einräumen. Vergessen Sie dabei nicht, dass Dolmetscher auch arbeiten. Simultandolmetschen bedeutet, dass Sie zwar simultan sprechen aber mit einer gewiesene Zeitverzögerung (time lag) übersetzen. Unterbrechungen führen somit zu Unklarheiten und erschweren die Dolmetschung.
• Sprechen Sie Personen möglichst mit Namen an.
• Wiederholen Sie relevante Informationen.
• Schalten Sie zu Beginn alle TeilnehmerInnen stumm, um Hintergrundgeräusche zu vermeiden.

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